Ticari Defterlerde Tasdik Yükümlülüğü

Ticari işletme sahibi tacirlerin tutmak zorunda oldukları defterlerle ilgili düzenlemeler hem Vergi Usul Kanunumuzda hem de Ticaret Kanunumuzda ayrıntılı olarak yer alıyor. Ticaret erbabının büyük bir çoğunluğunun vergilendirme dönemi takvim yılı olduğu için defter tasdikleriyle ilgili işlemlerin yaptırılması bakımından Aralık ve Ocak ayları özel bir öneme sahip.

Tüccar konumunda bulunanların tutmak zorunda oldukları defterler birinci ve ikinci sınıf tüccar olmaları ile tüzel kişi olup olmamalarına göre değişiyor. Birinci sınıf tüccarların yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defter; ikinci sınıf tüccarlar da işletme hesabı defteri tutmak zorundalar. Tüzel kişi tacirler ayrıca karar defteri de tutmak zorunda bulunuyorlar. Zirai kazanç sahibi bilanço esasına göre vergilendiriliyorsa birinci sınıf tüccarların tuttukları defterleri, diğer durumda zirai kazançların işletme hesabı esasına göre belirlendiği hallerde  çiftçi işletme defteri tutmak zorunda. Yine serbest meslek erbabı kişiler de serbest meslek kazanç defteri, imalat işletmelerinin de imalat defteri(7/A seçeneğine göre kayıt tutanlar hariç) tutmaları gerekiyor. Ayrıca işletme türleri ve faaliyet konularına göre de bazı mükelleflerin ambar defteri, damga vergisi defteri, yabancı ulaştırma kurumu hasılat defteri gibi defterlerin de tutulması gerekiyor. Tutulması zorunlu defterlerin bir kısmı tasdike tabi. VUK’nun 220. maddesine göre aşağıdaki defterlerin tasdik ettirilmesi zorunlu:

-Yevmiye ve envanter defterleri;

– İşletme defteri;

– Çiftçi işletme defteri;

– İmalat ve İstihsal Vergisi defterleri; (Basit İstihsal Vergisi defteri dahil)

– Nakliyat Vergisi defteri;

– Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri;

– Serbest meslek kazanç defteri;

Defteri kebir defteri tutulması zorunlu defterlerden olmakla birlikte  tasdiki zorunlu defterler arasında değil.

Kanuni defterlerin süresinde tasdik edilmesi gerekiyor. Tasdik zamanı ile ilgili genel esaslar şöyle:

-Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda;

-Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;

-Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;

-Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce,

 tasdik işlemlerinin tamamlamak durumundalar.

Kullandıkları defterlerde boş yer olduğu için ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeleri gerekiyor.

Yeni yılla birlikte kullanılacak defterlerin süresinde tasdik ettirilmesi hem vergi kanunları hem de Ticaret Kanunu için kritik öneme sahip. Tasdikin süre bitimini izleyen bir ay içinde yaptırılması ikinci derece usulsüzlük cezası kesilmesini gerektirirken bir aydan sonra tasdik yaptırılması hem birinci derece usulsüzlük cezası kesilmesini gerektirmekte hem de tasdik hiç yapılmamış kabul edildiğinden re’sen tarhiyat sebebi kabul edilerek cezalı tarhiyata konu edilecek.

Ticaret Kanununa Göre Yapılması Gereken Açılış ve Kapanış Tasdikinin Önemi

Ticaret Kanunu tacirlerin defterlerini kullanmaya başlamadan önce işletmenin bulunduğu noter nezdinde defterlerin her sayfasına sabit mürekkeple sıra numarası konulup resmi mühür ile mühürlenmesi ve defterlerin kaç sayfadan ibaret olduğunun ilk ve son sayfaya yazılmasını öngörüyor. Noter tarafından yapılan bu tasdik işlemi açılış tasdiki olarak tanımlanıyor. Vergi Usul Kanununun 221 ile 225. maddeleri arasında yapılan düzenlemeler Ticaret Kanunda yer alan bu düzenlemelerle aynı paralelde ve hatta daha ayrıntılı olduğundan vergi mükellefiyeti için yapılanlar açılış tasdiki açısından ticaret kanunun için de yerine getirilmiş oluyor. Ancak Ticaret Kanununda bir kısım defterler için açılış tasdikinin yanında kapanış tasdikinin de yapılması zorunluluğu bulunuyor. Aynı zorunluluğun vergi kanunları yönünden bulunmaması uygulamada bu husususun ihmal edilmesine  neden olurken mükellefler nezdinde ciddi sonuçların ortaya çıkmasına neden oluyor.

Ticaret Kanunu açısından yevmiye defteri ve envanter defteri kapanış tasdikine  tabi bulunuyor. Yevmiye defterinin yeni yılın Ocak ayı sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydının altına “görülmüştür” ibaresi yazılarak imza ve mühür ile tasdik ettirilmesi zorunlu. Aynı şekilde envanter defterinin kapanış tasdikinin noterlere en geç Mart ayı sonuna kadar yaptırılması gerekiyor.

Uygulamada çoğu zaman gözden kaçırılmakla birlikte kapanış tasdiklerinin yaptırılmamasının çok ciddi sonuçları bulunuyor:

– Tacirlerin tutmakta oldukları defterlerin kendi lehlerine delil olarak kullanılması için usulüne uygun olarak tutulması zorunlu. Defterlerin usulüne uygun olarak tutulmuş olması için açılış ve kapanış tasdiklerinin de yasalarda gösterildiği şekilde yapılmış olması gerekiyor. Bu durumda yevmiye ve envanter defterlerinin kapanış tasdikinin yapılmaması bu defterlerin tacirlerin kendi lehlerine delil olarak kullanılmasına engel olacak.

– Ticaret Kanunda tacirlerin sahip oldukları defterleri, yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi afetler sebebiyle kaybetmeleri halinde mahkemeden zayi belgesi alabilmesine olanak sağlayıcı hükümler bulunuyor. Ancak Yargıtay bu durumdaki mükelleflerin zayi belgesi alamayacakları görüşünde.

– İcra İflas Kanununun 310. maddesi, defterlerini Ticaret Kanunu hükümlerine göre usulüne uygun olarak tutmamış olan  kimsenin iflas etmesi halinde taksirli sayılacağını belirtiyor. Bu durumda kapanış tasdiki yaptırılmaması tek başına bir tacirin iflas etmesi halinde “taksirli müflis” sayılmasına ve Türk Ceza Kanununa göre hükümlerine göre cezalandırılmasına neden olacak.

– İcra İflas Kanununun 285. maddesi Konkordato talebinde bulunan bir tacirin bu talebi kapanış onayı bulunmaması durumunda bu talebi kabul edilemiyor.

Görüldüğü üzere kapanış tasdikinin yaptırılmamasının ciddi sonuçları bulunuyor. Ticari ihtilafların sık sık yaşandığı gözönüne alınırsa başlı başına ticari defterlerin defter sahibinin lehine delil olamaması bile ciddi sonuçlar ortaya çıkarabilir. Bu nedenle kapanış tasdiklerinin yaptırılmasına özen gösterilmeli. Ticaret Kanun tasarısında da konunun değerlendirilişi mevcut uygulamaya benzer yönde. Tasarıda tüm defterlerin açılış ve kapanış tasdikinin yaptırılması zorunlu hale getiriliyor.