Muhasebe Programları Standardı Değişiyor Artık Her Şey Eskisinden Daha Şeffaf

Maliye Bakanlığı Vergi Usul Kanunu’nun 175. maddesi ile muhasebe standartlarını, tek düzen hesap planını, muhasebe kayıtlarının işlendiği bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerin uymaları gereken kuralları ve bilgisayar programlarının içermesi gereken asgari hususları belirleme konusunda yetkili kılınmış bulunuyor. Bakanlık aynı zamanda aynı kanunun mükerrer 257. maddesi ile de tutulması zorunlu defter ve belgeleri tespit etmeye, içeriğini belirlemeye, düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması ve saklanması konularında düzenleme yapma yetkisine sahip bulunuyor.

Bakanlık sahip olduğu tüm  bu yetkileri kullanma hazırlığında. Yakın zamanda yürürlüğe girecek olan düzenleme vergi mükelleflerinin kayıt düzeninde çok önemli değişiklikler içeriyor. Bu düzenlemede;

-Muhasebe kayıtlarını onaylı muhasebe bilgisayar programları aracılığıyla izlemesi gereken mükellefler ile kendi geliştirdikleri muhasebe bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükelleflerin uyması gereken kurallar ve sorumluluklar,

-Muhasebe bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kurallar ve sorumluluklar,

-Muhasebe bilgisayar programlarının içermesi gereken asgari hususlar ve standartların belirlenmesine yönelik usul ve esaslar belirleniyor.

Getirilmekte olan düzenleme ile geriye yönelik kayıt yapılmasının önlenirken kayıtların sonradan değiştirilememesi sağlanıyor. Ayrıca sistemin otomatik olarak denetim modulünü çalıştırarak vergi incelemesi için gerekli doneleri kendiliğinden hazırlanması sağlanıyor.

Kimler Onaylı Muhasebe Programı Kullanmak Zorunda?

Yapılacak düzenleme ile bilanço esasına göre defter tutan tüm mükelleflerin muhasebelerini Maliye Bakanlığı’nca onaylanmış bilgisayar programları aracılığıyla izlenmesi zorunlu hale geliyor. Muhasebelerini kendi geliştirdikleri  bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükelleflerin ise bu programlarını 01.01.2007 tarihine kadar Tebliğle belirlenecek asgari husus ve standartlara uygun hale getirmeleri gerekiyor.

Aynı şekilde bilanço usulüne göre defter tutmakla yükümlü olan ve muhasebe kayıtlarını Serbest Muhasebeci veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler aracılığıyla izleyen mükellefler de belirlenecek usul ve esaslara uymak zorundalar.

Onaylı Bilgisayar Programı Kullanmak Zorunda Olanların Yükümlülükleri

Muhasebe kayıtlarını onaylı bilgisayar programları aracılığıyla izlemek zorunda olan vergi mükelleflerinin dikkate almaları gereken bir kısım yeni sorumlulukları bulunuyor.

1- Mükelleflerin kullandıkları muhasebe bilgisayar programlarının tebliğle belirlenen asgari hususlar ve standartlara sahip hale getirecek güncelleme programlarına sahip olmaları zorunlu.

2-Mükellefler satın aldıkları onaylı muhasebe programlarında daha sonra kendileri bir değişiklik yaparsa bu değişikliklerden dolayı sorumlu olacaklar. Bu değişiklik sonucu onaylı muhasebe programları belirlenen asgari husus ve standartları karşılayamayacak duruma gelirse bu mükelleflere VUK’nun 359. maddesinde yer alan cezaların yanı sıra asgari standartları ihlal eden muhasebe programı üreten kişilere uygulanacak cezalar  da  uygulanacak.

3- Muhasebe kayıtlarını kendi geliştirdikleri bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükellefler kullandıkları muhasebe bilgisayar programlarını belirtilen asgari husus ve standartlara uygun hale getirmek zorundalar. Programların asgari husus ve standartlara uygun olup olmadığının tespiti için Gelir İdaresi nezdinde yapılacak  testleri başarıyla geçmeleri zorunlu bulunuyor. Programlarını asgari husus ve standartlara uygun hale getirmeyen mükelleflere, VUK’nun 359. maddesinin yanı sıra asgari standartları ihlal eden muhasebe programı üreten kişilere uygulanacak cezalar da uygulanacak.

4- Mükellefler, bilgisayar programı aracılığıyla izledikleri muhasebe kayıtlarını tıpkı  yasal kağıt defter ve belgeler gibi saklamak ve vergi inceleme elemanlarınca istendiğinde ibraz etmek zorunda olacaklar.

5-Muhasebe kayıtlarını bilgisayar programları aracılığıyla izleyen Serbest Muhasebeciler ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler de onaylı muhasebe programları kullanmak ve bu bölümde belirlenen usul ve esaslara uymak zorundalar.

6- Kullanmak üzere satın aldıkları onaylı bilgisayar programlarını daha sonra bedelli veya bedelsiz olarak başka bir mükellefe satan, devreden veya kullanımına izin veren mükellefler bu durumu vergi idaresi ve programı satan ve üreten kişilere bildirmekle yükümlü olacaklar.

Bilgisayar Programlarında Bulunması Gereken Standartlar

Muhasebe programlarına ilişkin yapılacak yazılımlar yürürlükteki mevzuata, belirlenen hesap planı ve standartlara aykırı olmamak şartıyla istenilen şekilde hazırlanabilecek.

a ) Kayıtlar sonradan değiştirilemeyecek

Muhasebe programları, yevmiye kayıtlarından aylık olarak ve tebliğle belirlenen algoritma ile hesaplanacak olan “Muhasebe Kayıt Kontrol Numarası” oluşturulacak şekilde hazırlanacak. Muhasebe kontrol numarası yevmiye kayıtlarındaki tutarların ana hesap kodları ile çarpılması ve her satır için bir rakam bulunduktan sonra bu rakamların toplanmasıyla oluşacak..

Bu kayıt kontrol numaraları vergi incelemesinde ve denetim aşamasında kayıtlarda değişiklik olup olmadığının tespitinde kullanılacak Denetim aşamasında hesaplanan kontrol numaraları ile beyan edilen kontrol numaralarının farklı olması, mükellefin geçmişe yönelik kayıtlarda değişiklik yaptığını veya programın bu asgari standarda uygun olmadığını gösterecek.

.

b ) Hesapların ters bakiye vermesi engellenecek

Muhasebe yazılımları tekdüzen hesap planında belirtilen alacak ve borç bakiyesi vermesi gereken hesapların ters bakiye vermesini engelleyecek şekilde hazırlanacak.

c ) Programlar vergi kanunlarında yer alan oranlara uygun olacak

Muhasebe programları vergi kanunlarında yer alan oran ve hesaplamalara, muhasebe sistemi uygulama genel tebliğlerine uygun olacak. Bu programların vergi kanunlarına uygunluğuna ilişkin gerekli bilgiler Gelir İdaresi Başkanlığı internet sitesinden temin edilecek.

d ) Program gerektiğinde uyarı verebilecek özellikte olacak

Hazırlanacak bu programlar, vergi kanunlarında tespit edilen süre ve usule göre yapılması gereken işlem ve kayıtlarda kullanıcıya uyarıda bulunacak ve buna rağmen yapılmayan kayıt ve işlemleri liste halinde verecek şekilde hazırlanacak. Programın;

1- 332 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği uyarınca 8.000-YTL ve üzerindeki ödeme ve tahsilatların banka, özel finans kurumları veya Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü vasıtasıyla yapılmaması,

2- Muhasebe kayıtlarının VUK’nun 219.maddesinde belirtilen zamanlarda kayıt yapılmaması,

 hallerinde uyarı verecek nitelikte olması gerekiyor.

e ) Programlar vergi denetimini kolaylaştıracak özelliklere sahip olmalı

Tüm muhasebe yazılımları mükelleflerin denetimi sırasında, bu bilgilerin kağıt baskısına ve diğer belgelere bakılmaksızın elektronik ortamda kayıtlı bilgilere kolay ulaşımını, bu bilgilerin gözden geçirilmesini ve analiz edilmesini sağlayacak fonksiyonlara sahip bir denetim dosyasına, modülüne sahip olması gerekiyor. Muhasebe yazılımları, denetim dosyasını istendiği zaman hazırlayabilmelidir.

Bu denetim modülünün, bilanço ve gelir tablosu hesaplarından işletme ile ilgili belli başlı rasyoları da aylık ve yıllık olarak hesaplayabilecek nitelikte olması gerekiyor.

f ) Şirketli ilşkili kişilerle yapılan işlemler daha yakından takip ediliyor Kullanılacak yazılımların bağımlı/ilişkili tüm kişilerle yapılan mal, hizmet, kredi ve kiralama alım satım işlemlerine ilişkin toplam bilgileri aylık ve yıllık olarak hesaplayacak tarzda olması gerekiyor. Bu durumda  kurumların kendi ortakları, ortakların eşleri, ortakların veya eşlerinin altsoy ve üstsoyu ile üçüncü derece dahil kan bağı olanlar ve sıhri hısımları ile %10 ve daha fazla sermayesine, denetimi veya yönetimine katılan tüzel kişiler yakından takip edilecek