ELEKTRONİK DEFTER VE BELGE DÖNEMİ BAŞLIYOR
Maliye Bakanlığı e-beyannamenin başarıyla uygulanmasının ardından elektronik defter, elektronik belge ve elektronik kayıt dönemini başlatıyor. VUK”nu uyarınca kağıt ortamında düzenlenen, tutulan ve muhafaza edilen defter ve belgeler yerine aynı bilgileri içeren elektronik defter ve belgelerin oluşturulmasına ilişkin usul ve esaslar belirleniyor. Bu konudaki düzenleme tebliğ bazında kısa bir süre sonra netleşecek.
Artık vergi mükellefleri tüm kayıtlarını elektronik ortamda tutabilecekler. Ancak elektronik kayıt ve belge sistemine geçilmesi belli bir geçiş sürecinin olumlu olarak atlatılmasını zorunlu kılıyor. Uygulamadan faydalanmak isteyenlerin sağlamaları gereken bir dizi şart bulunuyor. Bu şartların sağlanması durumunda uygulamaya geçilmesine Bakanlıkça izin verilecek.
1- Bilanço esasına göre defter tutulması,
2- Yeminli mali müşavir ile tam tasdik sözleşmesi yapılmış olması,
3- Elektronik ortamda tutulacak defter ve belge sistemi donanım, yazılım, personel ve diğer açılardan uygun bulunması başlangıç şartlarından.
Elektronik ortamda tutulacak defter ve belge uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin izleyecekleri gereken bir de prosedür bulunuyor.
Öncelikle uygulamadan faydalanmak isteyen mükelleflerin; elektronik ortamda tutmak istedikleri defter ve belgelerini, elektronik muhasebe sistemlerini oluşturan donanım ve muhasebe programlarını, kayıtların nasıl oluşturulduğu ve saklandığını, personel ve sistem güvenliklerini içeren bir rapor hazırlamaları ve elektronik defter ve belgelerin veri formatında tutulması ve gönderilmesine ilişkin aşamalı bir planla birlikte Başkanlığa başvurmaları gerekiyor.
Bu şartları taşıyan mükelleflerle Gelir İdaresi Başkanlığı arasında bir protokol yapılacak ve uygulama öncesi hazırlık dönemine başlayabilecekleri bir yazı ile mükelleflere bildirilecek. Hazırlık döneminin yeterli olmaması durumunda süre uzatılabilecek ancak bu süre 5 yılı geçemeyecek. Hazırlık döneminde mükellefler defter ve belgelerini hem elektronik ortamda hem de kağıt ortamında tutacaklar.
Hazırlık dönemini başarı ile geçiren mükelleflere, elektronik defter ve belge uygulaması için bir izin belgesi verilecek ve bu izni takip eden veri dönemi başından itibaren mükellefler defter ve belgelerini yalnızca elektronik ortamda tutabilecekler.
İzin alan mükellefler alış ve gider belgelerini, veri formatındaki bilgileri içerecek şekilde elektronik kayıt ve belge haline getirecekler, aynı zamanda bu belgeleri orijinal haliyle de kağıt ortamında muhafaza edecekler.
Mükellefler tarafından kullanılan elektronik sistemdeki defter ve belgelerin değiştirilmemesi, bozulmaması, silinmemesi ve erişilememesi gibi durumlar için gerekli önlemlerin alınması gerekiyor. Uygulanacak sistemin aynı zamanda elektronik defter ve belgelerin eksiksiz ve kolaylıkla okunabilir kağıtlara basılmasına imkan sağlayacak şekilde olması gerekiyor.
Vergi mükellefleri bu şekilde düzenledikleri elektronik defter ve belgeleri Gelir İdaresi Başkanlığının belirleyeceği dönemlerde Başkanlıkça belirlenecek veri formatında bir defa yazılabilen DVD-R”lara kaydederek gönderecekler.
Mükelleflerin elektronik defter ve belge sistemlerini vergi inceleme elemanlarının ulaşımını ve kullanımını engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemeyecekleri gibi yok olma, zarar görme veya işlem görememe gibi halleri de 15 gün içinde Başkanlığa bildirmeleri ve kayıtların nasıl tamamlanacağına ilişkin bir plan sunmaları zorunlu bulunuyor. Aynı zamanda vergi incelemesi için gerekli olan hallerde mükelleflerin uygun donanım ve yazılım, terminallere ulaşma imkanı ve uzman personel gibi yardımları sağlamaları da zorunlu.
Bu süreçler tamamlanarak belirlenmiş formata uygun olarak düzenlenen bu veriler vergi kanunları karşısında kağıt ortamında tutulan defter ve belgeler gibi kabul edilecek. Vergi kanunlarında yer alan defter tasdikine ilişkin hükümler hariç diğer hükümler elektronik defter ve belgeler için de geçerli olmaya devam edecek.
Elektronik verileri içeren DVD-R”ların normal süresinden sonra yazılı olarak istenmesine rağmen gönderilmemesi, uygun formatta gelmeyen verilerin yeniden istenmesine rağmen verilmemesi hallerinde verilen izin iptal edilecek ve izni iptal edilen mükellefler 5 yıl süre ile bu uygulamadan faydalandırılmayacak. İzni iptal edilenler on gün içinde defter ve belgelerini tasdik ettirmek veya anlaşmalı matbaalara bastırmak zorundalar.